Zapytanie ofertowe

dotyczące organizacji wyjazdowej imprezy integracyjnej (mikołajkowej) dla uczestników projektu „po MOC”, współfinansowanego przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w ramach „Wspierania Jednostek Samorządu Terytorialnego w Tworzeniu Lokalnego Systemu Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie”.

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Policach zaprasza do składania ofert na organizację wyjazdowej imprezy integracyjnej (mikołajkowej) dla uczestników projektu „po MOC” oraz kadry – w sumie ok. 50 osób – w dniu 30.11.2013r. Organizacja obejmować powinna: przewóz osób uczestniczących, wyżywienie, organizację programu animacyjnego dla dzieci, przygotowanie mikołajkowych paczek dla dzieci.

I. ZAMAWIAJĄCY

Powiatowe Centrum Pomocy  Rodzinie
ul. Tanowska 8
72-010 Police

II. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU

Głównym celem projektu „po MOC” jest  podejmowanie działań profilaktycznych na terenie Powiatu Polickiego w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie poprzez zwiększenie świadomości społecznej na temat zjawiska przemocy, tworzenia i utrzymywania pozytywnych relacji społecznych, w tym rodzinnych oraz prawidłowych metod wychowawczych. Odbiorcami projektu są mieszkańcy Powiatu Polickiego, w szczególności są to osoby i rodziny zagrożone przemocą w rodzinie, jak również osoby i rodziny dotknięte zjawiskiem przemocy domowej.

III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie przewozu, wyżywienia, organizacji programu animacyjnego dla dzieci oraz przygotowanie mikołajkowych paczek dla dzieci, w dniu 30.11.2013r.

Szczegóły dotyczące poszczególnych składników ogłoszenia:

1. Przewóz osób autokarem: w godzinach porannych z miejsca zbiórki przy ul. Szkolnej 2 w Policach na docelowe miejsce imprezy; w godzinach popołudniowych przejazd powrotny do Polic, do miejsca porannej zbiórki.
2. Lokalizacja: park rozrywki dla dzieci, położony nie dalej niż 150km od Polic, w postaci wioski indiańskiej bądź kowbojskiej.
3. Wyżywienie: dwa ciepłe posiłki w ciągu dnia – dwudaniowy obiad oraz kolacja w formie ogniska bądź grilla, ciepłe i zimne napoje dostępne przez cały czas trwania imprezy.
4. Liczba uczestników: przewidywana liczba uczestników wraz z kadrą nie przekroczy 50 osób. W związku ze specyfiką projektu dopuszcza się zmniejszenie liczby o kilka osób.
5. Program animacyjny dla dzieci: organizacja całodziennego programu animacyjnego. Program obejmować powinien: zwiedzanie wioski indiańskiej bądź kowbojskiej wraz z przewodnikiem wprowadzającym w świat Indian bądź kowboi, organizacja zabaw dla dzieci dostosowanych do warunków pogodowych, malowanie twarzy dzieci, obecność osoby przebranej za Świętego Mikołaja, który porozmawia z dziećmi i rozda mikołajkowe paczki, inna atrakcja zgodna z możliwościami ośrodka (np. przejażdżka konno, strzelanie z łuku, przejażdżka saniami).
6. Mikołajowe paczki dla dzieci: paczki zawierać powinny owoce (minimum po dwa: pomarańcze i kiwi), słodycze (min. czekoladowy kalendarz adwentowy, dwie czekolady, batonik, czekoladowy mikołaj, dwa lizaki, 10 cukierków) oraz soczek w kartoniku. Przewidywana ilość paczek: 30 – w związku ze specyfiką projektu liczba paczek może ulec zwiększeniu o kilka.
7. Ubezpieczenie uczestników: na czas przejazdu i trwania imprezy.

IV. KRYTERIA OCENY

Oferty składać mogą Wykonawcy, którzy:

1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej, finansowej i organizacyjnej zapewniającej wykonanie oferty.
3. Spełniają warunki określone w przedmiocie oferty.

Przesłanie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe jest jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca spełnia powyższe kryteria.
Kryterium wyboru oferty:
Ocenie podlegać będą wyłącznie oferty spełniające warunki określone w ogłoszeniu.
Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane będą następujące kryteria:

1. Cena – 100%

Opis sposobu oceny ofert:

1. K1 =  najniższa cena/cena oferty ocenianej x 100%

V. ZAWARTOŚĆ OFERTY

Kompletna oferta powinna zawierać:

1. Pełną nazwę oferenta
2. Adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, NIP, Regon.
3. Wycenę zamówienia wyrażoną w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4. Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
5. Opis techniczny miejsca imprezy.
6. Program imprezy uwzględniający program animacyjny dla dzieci.
7. Osobę do kontaktu.

VI. TERMINY I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Policach zaprasza do składania ofert w terminie do 12 listopada 2013 roku do godziny 12.00 (decyduje data i godzina wpływu do Siedziby PCPR w Policach) drogą pocztową, przesyłką kurierską, osobiście lub drogą elektroniczną na email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
ul. Tanowska 8
72-010 Police

Opis na kopercie:
Oferta dotycząca organizacji wyjazdowej imprezy integracyjnej (mikołajkowej) dla uczestników projektu „po MOC”

Złożona oferta musi być parafowana na każdej  stronie. Oferta musi być podpisana przez Oferenta. Kopie  dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Oferenta. W przypadku składania ofert drogą elektroniczną konieczny jest podpis oferenta (np. w formie skanu).

VII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM

Osobą upoważnioną ze strony PCPR do kontaktu z Wykonawcami jest Anita Wójtowicz, tel. 91 317 02 28 lub 603 083 020.

VIII. UWAGI KOŃCOWE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania.
2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
4. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą (poświadczą nieprawdziwe informacje).
5. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.